在日常工作和个人邮箱管理中，Outlook的“格式”相关操作往往被搞混。本文用轻松的口吻带你从头到尾理解Outlook的常见格式、导出导入的实操要点，以及在不同场景下如何选择最合适的格式，确保你的邮件不会因为格式错位而变成“黑洞邮件”。
Outlook常见的文件格式大致有PST、OST、EML、MSG，以及日历的ICS、CSV形式。PST是本地数据文件，OST则是离线缓存，EML和MSG是单封邮件的存档格式，ICS负责日历事件的导出。了解这些差异后，你就能做出对的导出选择，避免最后一刻发现“格式不兼容”的尴尬。
PST（Personal Storage Table）是Outlook的本地数据文件，用来保存邮箱的邮件、日历、联系人等离线数据。它的优点是可携带性和备份的便捷，但缺点是容量有限、需专用工具打开，且在不同电脑间迁移需要小心。创建PST的路径通常是文件-信息-账户设置-数据文件-添加新PST，按照向导一步步来就OK。
OST（Offline Outlook Data File）是离线缓存文件，主要在使用Exchange、IMAP或Office 365时本地缓存服务器上的邮箱。它让你在没有网络时也能查看与编辑邮件，随后自动同步回服务器。需要注意的是OST不是可移除的备份副本，删除OST也就意味着离线数据会重新下载。
EML和MSG是单封邮件的导出格式。EML广泛应用于跨邮件客户端的导出，兼容性好，适合归档单封邮件并在其他程序中打开查看。MSG是微软自家的格式，往往用于在Outlook内部的导出或转移某封邮件，保留原始元数据和附件。两者都可以作为跨应用导入的中间格式，用在不同平台之间时特别方便。
CSV常用于联系人导出，便于在表格工具和其他邮箱服务之间迁移。你可以在人脉/联系人视图中选择导出为CSV，包含姓名、邮箱、 *** 、公司等字段。注意CSV的字段对应关系，导入到新系统时要对齐字段名称与顺序。
ICS则是日历的互通格式，适合把Outlook的日程导出给其他日历应用，或者把外部日历合并进来。创建ICS导出通常在日历视图里选择导出，得到一个.ics文件，可以发送给同事或导入到手机日历。
在桌面版Outlook中导出/导入的基本步骤包括：打开应用，选择数据文件管理、选择目标文件夹或账户，点击导出或导入向导，按照向导指示选择格式、保存路径和字段映射。不同版本的界面略有不同，但核心步骤基本一致。
网页端Outlook（Outlook.com/Office 365）也支持部分导出导入操作。你可以通过设置-导入与导出查看可用选项，尤其是联系人和日历的导出。对于企业账户，管理员可能提供更多的导入导出工具，帮助你一次性迁移大量数据。
在处理附件时，注意大小限制和云端同步的影响。大附件往往在导出时作为独立文件处理，或者通过云端链接分享。若要保持邮件原貌，优先选择原始格式导出（如EML/MSG），避免转换带来的格式丢失。
IMAP、POP3与Exchange的区别直接决定了你能否顺利导出或导入。IMAP同步邮件内容到服务器，导出通常以PST/OST为载体；POP3更适合本地备份但会把服务器邮件下载到本地，可能导致多设备之间的同步差异。Exchange提供更强的服务器端同步能力，适合企业级备份与协作。
备份策略也很关键。定期将PST/OST备份到外部硬盘或云端存储，确保在设备损坏时仍能恢复。对于长期归档，采用分卷备份和哈希校验可以降低数据损坏风险。加密备份也可以提升安全性，尤其是涉及敏感信息时。
常见错误与排错：导出后文件损坏、导入时字段不匹配、邮件附件丢失、日历事件时间冲突等。遇到问题时，优先检查Outlook版本、导出格式选择、文件大小限制，以及目标应用对格式的支持程度。通过分步测试一个一个地排查，通常能迅速定位原因。
第三方工具在某些场景下非常有用，例如批量导出、批量转换或跨平台访问。选择工具时要关注对Outlook版本的支持、导出输出格式的完整性、以及对大批量数据的处理性能。正规工具通常能提供更直观的字段映射和错误日志，帮助你快速修复问题。
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最后，结合日常需求灵活选择格式。若只是简单备份，PST/EML/CSV的组合就足够；若需要长期离线工作，OST与本地缓存策略才是关键；若要跨平台分享，ICS和EML/MSG的互操作性要考虑到。熟练掌握上述格式后，你就能像老司机一样在Outlook世界里自在切换。
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